Przekazanie samych faktur może nie wystarczyć, jeśli dokumenty nie pokazują pełnego przebiegu operacji albo w paczce brakuje materiałów związanych z działalnością firmy. Sprawny obieg wymaga odróżnienia potwierdzenia odbioru od kompletności dokumentów oraz organizacyjnych terminów dostawy od terminów ustawowych.
Jak ustalić, jakie dokumenty i informacje przekazać
Listę dokumentów ustal z biurem rachunkowym na podstawie dwóch rzeczy: zdarzeń, które faktycznie występują w firmie, oraz zakresu obsługi. Najpierw określcie, jakie materiały są potrzebne do rozliczania tych zdarzeń, a potem zestawcie je z dokumentami, które firma rzeczywiście gromadzi. Dzięki temu paczka nie ogranicza się automatycznie do faktur.
Uwzględnijcie także materiały uzupełniające rozliczenia. Jeśli firma korzysta z operatora płatności, mogą być potrzebne jego raporty — same faktury i informacja o wpływie pieniędzy na rachunek mogą nie wystarczyć. Uzgodniony spis powinien więc odzwierciedlać zarówno działalność firmy, jak i konkretny zakres obsługi, zamiast być uniwersalną listą dla każdej firmy.
Jak opisać zdarzenia, których nie wyjaśnia sam dokument
Faktura pobrana z KSeF może nie wyjaśniać, jaki był cel operacji, jak ją zrealizowano ani czemu służył jej rezultat. W opisie dla biura rachunkowego przedstaw więc przebieg zdarzenia: co faktycznie ustalono lub wykonano, jakie było przeznaczenie transakcji i czy pojawiły się okoliczności, których nie widać na fakturze — na przykład spór.
Opisuj fakty, zamiast sugerować, jak zakwalifikować zdarzenie podatkowo. Jeśli zmienił się harmonogram lub konstrukcja operacji, dołącz aktualną wersję umowy i krótko wskaż, na czym polegała zmiana. Umowa i inne dokumenty spoza KSeF mogą uzupełnić obraz transakcji, którego sama faktura nie daje.
Jak sprawdzić czytelność, kompletność i oznaczenia dokumentów
Dokument jest gotowy do przekazania, gdy można odczytać całą jego treść i jednoznacznie ustalić, czym jest. Sprawdź cztery elementy:
- Kompletność — upewnij się, że są wszystkie strony; brakującą stronę trzeba uzupełnić.
- Czytelność — sprawdź, czy dane, w tym numery, nie są ucięte ani nieczytelne. Jeśli kopia nie pozwala ich odczytać, uzyskaj lepszą.
- Tożsamość — oznacz dokument tak, by można było rozpoznać jego rodzaj i powiązanie z dokumentem pierwotnym. Sama zgodność kwoty nie potwierdza, że pliki są duplikatami; korekta również nie jest automatycznie duplikatem faktury pierwotnej.
- Odczyt OCR — porównaj rozpoznany tekst z czytelnym dokumentem źródłowym i popraw błędnie odczytane pola. Jeśli źródło jest nieczytelne, potrzebna jest lepsza kopia, a nie domysł.
Data dokumentu i data jego dostarczenia to odrębne informacje. Folder, do którego trafił plik, ani chwila wysłania same nie rozstrzygają właściwego ujęcia. Przekazanie skanu nie przesądza też o możliwości zniszczenia dokumentu źródłowego.
Jak uzgodnić kanał przekazywania i terminy dostawy
Uzgodnijcie z biurem jeden kanał przekazywania dokumentów, aby ich aktualnego stanu nie trzeba było odtwarzać z wielu skrzynek. Ustalony dzień dostawy porządkuje pracę obu stron, ale jest terminem organizacyjnym, nie ustawowym. Nie powinien więc opóźniać przekazania pilnego pisma.
Dokumenty zawierające dane kadrowe nie powinny automatycznie trafiać do ogólnego folderu faktur dostępnego szerokiemu zespołowi. Uzgodnijcie dla nich odrębny obieg z węższym dostępem. Jeśli z powodu awarii dokumenty zostaną przekazane inną drogą, po przywróceniu głównego kanału powiążcie z nim tę paczkę — tak, by nie powstała druga, niepowiązana dostawa.
Jak potwierdzić odbiór paczki i obsłużyć braki lub spóźnione dokumenty
Potwierdzenie odbioru identyfikuje przekazaną paczkę, ale nie potwierdza jej kompletności ani zakończenia rozliczenia. Liczba otrzymanych plików również nie dowodzi, że dostarczono wszystkie potrzebne dokumenty lub że są one poprawne podatkowo. Uszkodzone pliki i kopie wymagają wyjaśnienia, zamiast uznania ich za prawidłowo obsłużone po samym odbiorze.
Braki zapisuj w rejestrze tak, by można było ustalić, co pozostaje do wyjaśnienia i kto odpowiada za zamknięcie sprawy. Przy każdej pozycji uwzględnij:
- Identyfikator — pozwala odróżnić daną sprawę od pozostałych braków.
- Potrzebną informację — wskazuje, czego brakuje lub co wymaga wyjaśnienia.
- Osobę odpowiedzialną i termin — przypisuje dalsze działanie konkretnej osobie i określa, do kiedy ma nastąpić.
- Potwierdzenie rozwiązania — pozwala odnotować, że brak został wyjaśniony.
Dokument dostarczony z opóźnieniem wymaga oceny jego wpływu, ale sam fakt spóźnienia nie przesądza ani o konieczności korekty wcześniejszego rozliczenia, ani o możliwości ujęcia dokumentu w bieżącym okresie. Do czasu wyjaśnienia nie traktuj samego odbioru spóźnionego pliku jako rozstrzygnięcia jego ujęcia.